Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Frontkom samler inn og bruker personopplysninger.

Frontkom, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Kontakter blir lagret hos Frontkom i tre år etter at ingen aktivitet er registrert mellom partene.

Behandling av personopplysninger på frontkom.no

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert. Frontkom deler ikke personopplysninger med andre instanser.

Frontkom er behandlingsansvarlig for frontkom.no.

Nettstatistikk

Hubspot

Frontkom bruker HubSpot for å analysere bruksmønstre og gi deg en bedre brukeropplevelse på nettsiden. Du er helt anonym, fram til du eventuelt fyller ut et kontaktskjema – da vil historikken knyttes til din e-postadresse.

Google Analytics

Frontkom samler inn anonymiserte opplysninger om besøkende på frontkom.no via Google Analytics. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Piwik

Vi bruker også analyseverktøyet Piwik, dette er et verktøy med åpen kildekode (GPL) og som er installert på en egen server hos oss. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Frontkom til andre aktører.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av personopplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt aktivt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler til å innhente ikke-personlig informasjon fra besøkende for å forbedre deres online opplevelse og tilrettelegge besøket deres på nettstedet. Nettstedet bruker informasjonskapsler for å gjenkjenne gjentatte besøkende og spore brukeratferd, samt samle sammenlagte data som muliggjør forbedring av innholdet.

Vi respekterer innstillinger for ”Do Not Track” i brukerens nettleser (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye nettlesere. Den kan alternativt legges inn av brukeren selv.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Dersom du har en google konto kan du administrere dine innstillinger her

Håndtering av Informasjonskapsler

Følgende informasjonskapsler brukes på frontkom.no:

Google Tag Manager er et verktøy vi bruker til å styre de fleste av informasjonskapslene som er nevnt her.

Funksjonalitet

Hubspot plasserer enkelte informasjonskapsler på din maskin for å styre funksjonalitet på nettsiden (disse begynner med _hs), f.eks settes det en informasjonskapsel hvis du ikke ønsker å dele persondata. Andre informasjonskapsler benyttes for at nettsiden skal kunne fungere optimalt.

Annonsering

Dette gjøres for at vi skal kunne samle inn statistikk over besøkende datamaskiner og hjelper HubSpot å identifisere dem ved fremtidige besøk på siden.

AdWords/Doubleclick bruker informasjonskapsler for å forbedre vår Google-annonsering. De ulike informasjonskapslene benyttes for å levere annonsering som er relevant for en bruker, eller for å forbedre rapporteringen om en kampanjes ytelse. Det kan også være for å unngå å vise annonser som brukeren allerede har sett.

Facebook Custom Conversions brukes for å forbedre vår Facebook annonsering ved at konverteringer på nettsiden rapporteres tilbake til annonsesystemet. Dette gjør at du vi kan se hvilke annonser som fungerer eller ikke fungerer og kan optimalisere disse. Her kan du se og endre dine innstillinger for Facebook-annonser

Analyse

Google Analytics generer anonymisert statistikk om besøkende.

Mixpanel generer anonymisert statistikk om besøkende.

Hubspot Forms sporer interaksjon og konvertering av skjemaene våre. Kundedata blir lagret i vårt CRM, samtidig som data om bl.a. konverteringsrate blir sendt til vårt markedsføringssystem (Hubspot Marketing) slik at vi kan se hvilke sider og skjemaer som fungerer, og hvilke som trenger forbedringer.

HotJar brukes til å danne et bilde av bruksmønstre med varmekart (heatmaps) og analyse av skjemaer. Selve innholdet i hva som skrives i skjemaene blir ikke synlig for oss, kun interaksjonen med skjemaet. Dette hjelper oss å forstå barrierer og problemer på nettsiden vår.

Chat og Support

Crisp widget gjør det mulig for deg å ta direkte kontakt med oss via chat-vinduet nederst på nettsiden. Chat-vinduet er kun synlig når vi har folk tilgjengelig, men skriptet kjører selv om chat-vinduet ikke er synlig.

Kommentarer på frontmag.no

Frontkom bruker Disqus kommentarsystem for å håndtere kommentarfeltet.

For å kommentere på innleggene må du logge inn på Disqus, som er en tredjepartstjeneste. De samler inn epost, brukernavn og passord for at du skal kunne bruke denne tjenesten. Mer om personvern hos Disqus kan du lese om her.

Deling av innlegg på frontkom.no/blogg og frontmag.no

Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.

Nyhetsbrev og blogg

Frontkom sender ut nyhetsbrev cirka 1 gang per måned via e-post. Hvis du abonnerer på blogg mottar du e-post når disse blir publisert. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Hubspot er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen deles ikke med andre og slettes når du ber om det. Abonnementet stoppes når du sier opp. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Saksbehandling og arkiv

Frontkom bruker Hubspot CRM og Google Drive som arkiv- og kundebehandlingssystemer med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Google Drive er et arkiv fra Google og Hubspot CRM er et kundebehandlingssystem fra leverandøren Hubspot. Administrasjonsansvarlig er delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette.

Frontkom behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter personopplysningsloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og kundebehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Som en del av kundebehandlingen innhenter Frontkom i noen tilfeller opplysninger fra andre instanser på eget initiativ.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til gjeldende lovverk. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Frontkoms klageorgan (se kontaktinformasjon nederst på siden).

E-post og telefon

Frontkom benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Frontkoms medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli videresendt til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler logges ikke. Ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Liste over seminardeltakere

Besøk i Frontkoms lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Frontkom bruker en Google Forms eller Hubspot til påmelding om av kurs. I disse systemene kan du melde deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om eventuelle allergier og behov for tilretteleggelse. Personopplysninger vi får inn ved påmelding til kurs blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere kurset. Personopplysningene slettes fra våre systemer innen tre år etter siste registrerte aktivitet på kontakten. Unntak fra dette er opplysninger Frontkom plikter å oppbevare av regnskapsmessige årsaker. Frontkom vil ha en kopi av påmeldingsopplysningene som oppbevares inntil tre år av statistikkhensyn.

Opplysninger om ansatte

Frontkom behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i Frontkoms arkiv. Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert).

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Frontkom har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Frontkoms systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Frontkom har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller portert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: support@frontkom.no

Telefon: +47 69 30 44 00

Postadresse: Torvgaten 64, 1632 Gamle Fredrikstad